Die bisher von DB SCHENKEReuropac verwendete Lösung SAGE wurde auf SAP S/4HANA 1909 und LO-Agency Business SAP ERP 6.0 umgestellt.

alogis war als Beratungs- und Entwicklungspartner mit der IT-Unterstützung der Prozesse im Handels-, Miet-, Consulting-, Reinigungs- und Reparaturgeschäft, dem Palettentausch sowie deren Abbildung in SAP S/4HANA 1909 inklusive FI/CO-Integration zur zentralen DB Schenker-Lösung LO-Agency Business (SAP ERP 6.0) für die Rechnungsabwicklung beauftragt.

Beginnend mit der Aufnahme der Ist- und Soll-Prozesse wurden alle End-to-End-Prozesse betrachtet, darunter Kunden- und Lieferantenprozesse wie Anfrage, Angebot, Kontrakterstellung, Kundenauftrag, Bestellung, Lieferung, Wareneingang, Rechnungsstellung und Fakturierung.

Des Weiteren hat alogis die Abbildung der DB Schenker-Standard Operating Procedures (SOP) und der Compliance Richtlinien in SAP S/4HANA und LO-AB umgesetzt.

Das Projektziel war eine verbesserte Integration der Betriebsabläufe, vor allem im Handelsgeschäft.

• Full-Lifecycle-Projekt: Konzepterstellung bis Go-live
• Projektlaufzeit (August 2019 bis Oktober 2020)
• Projektumfang (insg. ca. 500 Personentage)
• Projektmannschaft: Kern-Team aus 4-5 Beratern SAP SD, MM, FI/CO plus Entwicklern

Die erfolgreiche Integration der Logistikprozesse mit den zentralen Accounting- und Finance-Applikationen beinhaltete folgende Anforderungen.

Eine Anforderung war das Aufsetzen der Schnittstellen für die Verteilung der Business Partner-Stammdaten (Kreditoren, Debitoren) sowie die Übergabe jeglicher Rechnungswesendaten an das LO-AB (Vorauskasse, Storni, Teilgutschriften, Abgrenzungen, Fakturaplan u. a.).

Besonders herausfordernd war die komplexe Steuer- und Sachkontenfindung durch Dreilands-Geschäfte im Handel, der Abbildung von Intra- und Intercompany-Prozessen sowie der vorübergehenden Mehrwertsteuer-Senkung zum Juli 2020.

Des Weiteren wurde eine Lösung für Rückstellungen zum Monatsende mit Übergabe an das LO-AB aufgesetzt.

Die Abbildung der Standard Operating Procedures (SOP) wurde mit einem strengen Vier-Augen-Prinzip in diversen Verkaufs- und Einkaufsprozessen (u. a. via Workflow) realisiert. Außerdem war es notwendig, ein integriertes Vorgangs-Reporting in SAP MM und SD aufzusetzen, um eine Überwachung des Handelsgeschäfts sowie ein Statusmonitoring inkl. Deckungsbeitrags-Berechnung zu gewährleisten.

Dafür wurden verschiedene Upload-Programme für Verkaufsbelege, Einkaufs- und Verkaufspreise, Infosätze sowie diverse Formulare mit Adobe Forms entwickelt. Für die Nachrichtensteuerung, das Schnittstellenmapping (Feld-, Text- und Konditionsübergabe) und die Ermittlung von Freigabestrategien setzte alogis das ABAP-basierte Framework BRF+ (Business Rule Framework plus) in SAP S/4HANA ein.

Da Zolltarifnummern in SAP S/4HANA nicht mehr "gecustomized" werden können, mussten entsprechende SAP Fiori Apps zur Verwaltung und Zuordnung zum Einsatz kommen, die alogis mittels OData-Services angebunden hat.

Eine systemseitige Herausforderung war das gleichzeitige Systemupgrade auf SAP S/4HANA Release 1909 während der Durchführung der User Acceptance Tests (UATs) und der daher benötigten zwei Testsysteme, auf denen gearbeitet wurde.

Durch die kurzfristige, pandemiebedingte Umstellung auf mobiles Arbeiten beim Auftraggeber hat die alogis AG bei DB SCHENKEReuropac das erste Mal fast ausschließlich remote gearbeitet. Besuche bei DB SCHENKEReuropac für die Fit-Gap-Analyse und den Go-live konnte das alogis-Team vornehmen, die restliche Kommunikation verlief digital.

Durch gründliche Schulungen im Vorfeld, eine enge Betreuung während der Systemtests sowie eine intensive Go-live-Vorbereitung, kommen die End-User gut mit dem System zurecht. Die wesentlichen Projektziele, den Monatsabschluss durch integratives Reporting zu erleichtern und die Transparenz in den Betriebsabläufen für Audits und End User zu erhöhen, wurden erreicht.

Das Projekt konnte nach Corona-bedingten Plananpassungen, in Time und Budget beendet werden.